Expression écrite II : Analyse et synthèse des informations

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Présentation de la formation

L’activité et le développement des entreprises sont tributaires de la nature des informations et de la qualité des systèmes de traitements mis en place.
De plus, presque tous les métiers des secteurs tertiaires ont évolué vers des emplois de gestionnaires de procédures informatiques ; la quantité des informations traitées a considérablement augmenté et s’accompagne d’une dématérialisation progressive des supports, d’une accélération des flux et d’une recherche constante de traitement en temps réel.

Public concerné

L’ensemble du personnel de l’entreprise qui reçoit, enrichit ou produit des informations :

  • Tous les commerciaux qui recueillent les informations et ainsi enrichissent leur connaissance des clients.
  • Mais aussi les administratifs qui interviennent dans les processus d’exploitation et sont les garants de la fiabilité des informations.

Objectifs

A l'issue de la formation, les stagiaires seront capables :

  • d'analyser une information, d'en évaluer la nature et l'intérêt et de lui donner une suite opérationnelle.
  • d'être autonome dans la gestion des informations liées à leur fonction et à leur poste de travail.
  • de comprendre l'importance des chaînes et circuits d'information

Programme

1. Collecte des informations

  • La nature des informations : générales, techniques, sociales, - Les sources d'information : internes et externes
  • La production d'informations : dans le cadre de la fonction de la personne ou du rôle du service - nature, fréquence, actualisation.

2. Analyse de l'information

  • Repérage des informations utiles
  • Tri et classement des informations, en fonction des thèmes abordés, de la qualité des expéditeurs ou auteurs de l'information, des centres d'intérêt des destinataires potentiels...
  • Entraînement à la prise de notes : association d'idées, regroupement et classement des informations, méthode des mots clés.

3. Construction de la synthèse

  • Analyser le document : dégager les idées principales, les enchaînements, les explications, les exemples
  • Dégager le sens global et les informations essentielles à conserver ; adopter un plan de présentation
  • La mise au point de la forme : style, niveaux de langue, correction syntaxique et grammaticale; règles de lisibilité et de présentation.

4. Choix et rédaction du support

  • Structure des documents professionnels : plan spécifique, informations transmises, style, destinataires
  • Application au courrier, aux notes internes, aux messages à transmettre, à la presse générale ou spécialisée, aux dossiers "de fond" du service...
  • La forme : règles de lisibilité, présentation de la note, style télégraphique et abréviations

5. La circulation de l'information

  • Choix des moyens et supports de diffusion, en fonction de l'objectif recherché : courriers, notes, messagerie, fax... par rapport à la situation, à la nécessité de preuve, à l'urgence.
  • Mise en commun de l'information : actualisation et mise à disposition d'une information créée, détenue ou gérée
  • Atouts d'une utilisation des outils informatiques et bureautiques ; application au poste de travail : messagerie, annuaire, tables de références…

6. Actualisation et stockage de l'information

  • Durée de vie d'une information : utilité opérationnelle, actualité, évolution dans le temps
  • Méthodes de stockage et d’actualisation : périodicité, information des utilisateurs et destinataires
  • Nouvelles technologies : GED, LAD, Workflow..

Durée

2 jours

  • Le stage est construit autour de cas réels pour confronter les stagiaires à des situations concrètes et les entraîner à répondre aux questions qui se posent vraiment à eux.
  • Les méthodes utilisées seront actives, alternant les travaux de groupes, les apports théoriques et les exercices pratiques.

Tarifs

Nos prix sont exonérés de TVA

  • Stages "inter" :  1150 € par stagiaire
  • Stages "intra" : 1730 € par journée d'animation
  • Formations individuelles sur site : 875 euros par jour + frais de mission

Renseignements et inscriptions

Antoine ISSENLOR
Tél : 09 61 37 56 10  -  Fax : 01 72 72 90 55  - Mail : contact@fce-formation.com

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