Communication écrite I : Des écrits professionnels efficaces

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Présentation de la formation

La qualité de la communication écrite est le fondement de l'image de marque d'une entreprise. Il est donc essentiel que tout ceux qui sont à l'origine des écrits professionnels soient parfaitement rodés à l'art de l'écriture.  Qu'il s'agisse d'une simple note, d'une lettre commerciale ou d'un rapport complexe, les règles de fond et de forme sont strictes. Leur application permet d'élaborer des écrits efficaces qui auront un réel impact sur leurs destinataires.

Public concerné

  • Les assistantes et secrétaires chargées de traiter le courrier habituel de leur entreprise et de rédiger les comptes rendus  de réunions
  • Les rédacteurs  et techniciens qui suivent des dossiers particuliers et ont à communiquer par écrit, à ce sujet, avec leur hiérarchie, leurs collègues ou leurs clients
  • Les commerciaux voulant structurer et améliorer les documents d'information de leurs clients et prospects

Objectifs

  • Analyser et comprendre les conditions d'une bonne communication écrite
  • Acquérir des techniques pour rédiger des documents efficaces : lettres, comptes rendus, rapports, mails...
  • Concevoir et réaliser des supports de communication attractifs...

Programme

1. La communication écrite

  • Processus et règles de bases : conditions d'une bonne communication, difficultés spécifiques
  • Buts de la communication et acteurs impliqués

2. Les différents écrits administratifs institutionnels

  • Les écrits internes et leurs normes : note de service ou d’information, note d’étude, compte rendu, note de procédure, dossier de synthèse
  • Les écrits externes et leurs caractéristiques : lettre complexe, rapport,
  • Les écrits électroniques: lettre-type, mémo, mail…

3. La collecte et l’analyse des informations

La prise de notes : lecture, réunion, conférence
L’analyse d’un document complexe : structure argumentation
L’analyse d’une situation : acteurs, faits et événements, 
L’étude d’un problème : nature, acteurs, manifestations, causes, conséquences

4. Construire la synthèse et structurer l’écrit

  • Trier les informations : distinguer l’essentiel de l’accessoire, le fait de l’opinion…
  • Reformuler et regrouper les idées pour dégager le sens général
  • Hiérarchiser les idées en fonction de la suite attendue : informer, expliquer, rendre compte…
  • Choisir un plan de présentation : chronologique, didactique, aspects et critères, comparaison, questionnement systématique selon Laswell

5. La rédaction de la synthèse écrite

  • Les règles de base : connaître les destinataires, limiter le sujet
  • Les règles de présentation : adaptées à la nature de l’écrit et à son objet
  • Le choix du support : mémo, notes, fiche de procédure, lettre…
  • Respect des consignes de l’entreprise et recherche de l’efficacité…
  • Utilité et structure de chaque type de support

6. Application pratique : la conception d’un message écrit

  Clarifier et structurer le contenu : travail sur le « fond »

  • Dégager l’essentiel du message : l’information clé, le problème posé…
  • Qualifier le message en fonction de sa nature et de l’utilisation à en faire
  • Hiérarchiser les informations par une analyse préalable
  • Trier les informations pour adapter le message aux besoins des destinataires
  • Structurer : objectif, moyens, déroulement

Soigner la forme et l’écriture du document d’information

  • Le choix du support : mémo, notes, fiche de procédure, lettre…
  •  Respect des consignes de l’entreprise et recherche de l’efficacité…
  • Utilité et structure de chaque type de support
  • Exercice d’écriture d’une information par messagerie : application de la méthode de la « pyramide inversée » (Travail en sous groupe)
  • Exercice d’écriture d’une information de procédure permanente : rédaction, diffusion, utilisation, actualisation (Travail en sous groupe selon schéma existant ou à définir)
  • Exercice dde réalisation d'une information par visuels : conception de transparents
  • Règles de lisibilité des messages et d’efficacité opérationnelle : mots justes, phrases courtes, paragraphes structurés, enchaînements et mots de liaison…

Conclusion : Une charte interne de la communication écrite
 

Durée

2 jours

Méthodes pédagogiques interactives faisant appel au vécu des participants.

Tarifs

Nos prix sont exonérés de TVA

  • Stages "inter" :  1150 € par stagiaire
  • Stages "intra" : 1730 € par journée d'animation
  • Formations individualisées sur site : 875 € par jour/stagiaire + frais de mission

Renseignements et inscriptions

Antoine ISSENLOR
Tél : 09 61 37 56 10  -  Fax : 01 72 72 90 55  -  Mail : contact@fce-formation.fr

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