Conduite de réunion

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Présentation de la formation

La maîtrise des techniques de conduite de réunion est sans doute un atout majeur pour les cadres, responsables de services ou d’équipe.

La formation veut apporter aux participants une méthode pour préparer et organiser leurs réunions et surtout leur donner des outils pour les animer avec efficacité.

Public concerné

  • Les cadres, leurs adjoints et leurs assistantes qui veulent optimiser leurs réunions de service
  • Les commerciaux et les techniciens qui cherchent à accroître l’impact des réunions avec leurs clients internes ou externes.

Objectifs

Aider les participants

  • à maîtriser cette situation de communication spécifique : objectifs précis, organisation adaptée…
  • à se sentir à l’aise dans l’animation du groupe et savoir gérer les relations difficiles.

Programme

1. Introduction
La réunion, une situation de communication

  • Les acteurs en présence
    émetteur : le cadre organisateur et les animateur
    récepteurs : l’équipe, les participants - importance de leur cadre de référence
  • Le message :
    un contenu objectif : informations, projet,
    des critères de qualité : clarté, concision, logique
  • Le « canal »
    le type de réunion - les supports utilisés
  • La dynamique de la communication
    feed back et adaptation réciproque - verbal et non verbal
    difficultés de la communication : les « bruits », distorsions, projections, incompréhensions

2. La préparation de la réunion

  • Les objectifs de la réunion
    clairement énoncés en termes de résultats visés - en cohérence avec les objectifs du secteur et la stratégie de l’entreprise - type de réunion : selon les objectifs poursuivis
  • Le contenu ou thème de la réunion
    clair, précis, délimité - actualisé, adapté aux besoins des participants - ordre du jour connu de tous, au préalable
  • L’identification des acteurs
    l’animateur responsable - les intervenants spécialisés - les participants ciblés
  • La préparation matérielle
    salle et son aménagement - convocation : forme et délais, timing - dossiers de préparation et supports de travail

3. Les atouts personnels du cadre animateur

  • Son positionnement et son comportement
    crédibilité : cohérence entre action et discours - sincérité : langage direct, sans manipulation - objectivité : les faits, les règles, les engagements - fermeté : délais, résultats, qualité
  • Son savoir-faire relationnel
    amabilité et ouverture d’esprit - attention et écoute des autres, capacité d’empathie - respect et prise en compte des points de vue - esprit positif : fait confiance, « effet Pygmalion »
  • Sa motivation et sa force de persuasion
    forte implication personnelle - compétence technique et savoir-faire managérial
  • Sa capacité d’expression
    aisance corporelle et verbale - maîtrise du questionnement, de la reformulation - pratique de l’analyse et de la synthèse

4. L’animation d’un groupe en réunion

  • Organiser le travail en groupe
    structurer le groupe : sous groupes, grand groupes - distribuer les rôles : président, rapporteur, - préciser les moyens : paper-board, métaplan - fixer le timing…
  • Faire « produire » le groupe
    méthodes de créativité : brainstorming… - méthodes d’analyse : schéma heuristique, loi de Pareto, diagramme d’Ishikawa… - supports de restitution : Grilles de synthèse, indicateurs, tableau de bord. ;
  • Faciliter l’expression des individus et du groupe
    règles de liberté d’expression et de confidentialité - accepter les points de vue divergents - reconnaître les apports de chacun - la personnalité du groupe, son imago
  • Pratiquer la synthèse et la régulation
    neutralité et intérêt pendant les restitutions - appel à l’avis du groupe, synthèse progressive - apports théoriques complémentaires - synthèse finale, prise de décision avec le groupe

5. Le déroulement de la réunion

  • La dynamique de la réunion
    de la passivité à l’engagement - passivité, curiosité, découverte - étonnement, doute, réticence, opposition - réflexion, confrontation, analyse - synthèse, construction, engagement, action
  • Les jeux d’acteurs et leur utilité
    les sceptiques freinent : poids de la routine, de la tradition - les enthousiastes bousculent : pour le changement, le progrès, l’innovation
    les pratiques réfléchissent : avantages et inconvénients, possibilité d’amélioration-
  • L’orchestration de la réunion
    donner le rythme, gérer la progression - gérer les temps de parole  et maîtriser les digressions - viser l’objectif et préparer la décision - utiliser les supports de communication - respecter l’horaire prévu

6. La conclusion de la réunion et son suivi

  • Faire la synthèse
    état d’avancement des réflexions et des travaux - évolution des points de vue, des problèmes - points acquis, décisions prises - points à reporter : pourquoi, pour quand…
  • Définir un plan d’action, une suite à donner
    application es décisions : QQQOCCP - résultats attendus - critères de réussites et indicateurs de contrôles - implication et responsabilisation des participants
  • Organiser le suivi
    compte rendu écrit dans des délais brefs - tableau de bord à créer ou mettre à jour - reporting à la hiérarchie, aux partenaires…- reprise de suivi dans les réunions ou comités

Conclusion

  • Les acquis de la formation
  • Le plan d’expérimentation personnel

Durée

2 jours

Tout au long du stage, mise en commun et analyse des expériences de chacun, utilisation de méthodes actives, mises en situation, études de cas,

Tarifs

Nos prix sont exonérés de TVA

  • Stages "inter" : 1150 € par stagiaire
  • Stages "intra" : 1730 € par journée d'animation
  • Formation individualisé sur site : 875 € par jour + frais de mission

Renseignements et inscriptions

Antoine ISSENLOR 
Tél : 09 61 37 56 10 - Fax : 01 72 72 90 55 - Mai :l contact@fce-formation.fr

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